Le déménagement est toujours plus ou moins source de stress et d’incertitudes, qui plus est lorsqu’il s’agit d’une entreprise. En plus des formalités administratives, il existe des tâches annexes qu’il convient de régler au plus vite. En effet, déménager dans de nouveaux locaux provoque des chamboulements certains dans votre vie et celles de vos employés. Cela nécessite donc une préparation de longue haleine afin d’éviter tout stress inutile lié à des étapes manquées. Nous vous proposons de passer en revue ensemble toutes ces étapes clé qu’il faut connaître pour un déménagement à Liège réussi !
Les étapes d’un déménagement d’entreprise à Liège :
1. Signature du bail
Une fois les nouveaux locaux choisis, l’étape symbolique qui marque le nouveau départ est sans aucun doute la signature du bail. Vous devez bien sûr au préalable avoir pris connaissance de toutes les modalités du contrat et vous assurez qu’elles correspondent à vos attentes comme la durée du bail, le montant du loyer, l’échéancier de paiement, etc. Certains éléments peuvent en effet être renégocié avec votre bailleur comme les travaux, le dépôt de garantie, etc. A vous de trouver un accord qui vous convient. Il est crucial de vous poser les bonnes questions à cette étape de votre processus de déménagement.
2. Remise de préavis
Etape hautement importante à réaliser dès le début, c’est de donner votre préavis de départ à votre bailleur actuel. Il ne faut pas le faire à la dernière minute, mais 6 mois à l’avance, c’est une procédure légale. Nous vous recommandons d’envoyer votre préavis par lettre avec accusé de réception pour éviter tout ennui.
3. Fixation de la date
Bien que cela puisse faire peur, fixer la date de votre déménagement est très important. Cela vous permettra d’établir un rétroplanning de ce qu’il vous reste à faire. Il est préférable de déménager votre entreprise le week-end pour ne pas perturber le travail de vos employés. Gardez-vous aussi une marge de sécurité en conservant vos anciens locaux encore quelques jours pendant la durée du déménagement.
4. Aménagement des nouveaux bureaux
Avant d’emménager correctement dans le nouveau lieu, vous devez penser à son aménagement intérieur. Réfléchissez à la disposition actuelle de vos bureaux, pensez à ce qui pourrait être amélioré pour le confort et la productivité. Demander aussi l’avis de vos collaborateurs, car l’espace de travail leur appartient aussi. Questionnez-les sur des nouveautés et améliorations à apporter pour le changement de l’entreprise. L’échange ne pourra être que bénéfique afin de créer un environnement de travail encore meilleur.
5. Communication du changement d’adresse
Dressez une liste des prestataires, fournisseurs, clients, contacts, administrations, etc. auxquels vous devez communiquer votre changement d’adresse. Cela dans le but de n’en omettre aucun. La mise à jour de votre adresse doit être réalisée partout où apparait votre entreprise (site internet, email, panneaux publicitaires, etc.). Il convient aussi de modifier les contrats de vos employés en accord avec la clause de mobilité.
6. Etat des lieux des anciens bureaux
Avant de quitter vos anciens bureaux dans les règles, il vous faut faire un état des lieux afin d’analyser si des travaux de remise à neuf sont nécessaires. Par la suite, c’est aussi l’occasion de faire le tri dans la paperasse accumulée au fil du temps. Vous pourrez ainsi repartir sur de nouvelles bases et ne pas déménager des choses inutiles.
7. Faire appel à une société de déménagement
Lorsque votre entreprise compte plus de 20 personnes et en fonction de vos besoins, il est judicieux de prendre les services d’une entreprise de déménagement à Liège qui vous soulagera grandement d’un certain nombre de tâches annexes. Faites appel à ces services pour louer un camion, louer un box de stockage, louer un garde-meuble, l’achat de matériel ou réaliser l’ensemble de votre déménagement à votre place.
Vous l’aurez compris, organiser un déménagement d’entreprise à Liège ne se fait pas à la légère. Il est nécessaire de le préparer de manière mûrement réfléchie et en suivant ces étapes scrupuleusement. Prendre les services d’une entreprise de déménagement à Liège est l’assurance que votre déménagement sera réalisé de manière sûre et efficace. Vous voilà paré pour affronter le déménagement de votre entreprise grâce à ces étapes indispensables !