Visioconférence, matériel audiovisuel indispensable dans une réunion

Avant l’arrivée du système de visioconférence il était assez difficile d’organiser des réunions de travail entre des personnes travaillant sur des sites différents. La visioconférence offre d’énormes possibilités de communication et est donc devenue le matériel audiovisuel indispensable par excellence dans les réunions de travail multi-site.

Quels sont donc les critères essentiels à prendre en compte pour bien choisir un système de visioconférence ? Quels sont les points forts de ce système ?

Bien choisir son système de visioconférence

Les systèmes de visioconférence doivent avant tout être adaptés aux besoins de chacun. Ils font aujourd’hui partie intégrante de nombreuses entreprises à travers le monde. Il est ainsi très important de bien le choisir. Si les échanges à distance doivent se faire de manière ponctuelle entre un nombre assez réduit de participants on peut alors opter par une webcam, un logiciel et une excellente connexion internet. Cependant si les réunions rassemblent un nombre très important de participants il est vivement conseillé de s’équiper d’un système de visioconférence fixe placé dans une salle adaptée à ce besoin.

Certains paramètres techniques doivent être pris en compte dans le choix de ce système :

• Le nombre de points de contact.
• Les caractéristiques techniques de chaque point: débit internet, structure du réseau, type d’équipement, contraintes locales éventuelles, etc.
• Les besoins en support et en maintenance.
• Le coût.

Les points forts de ce matériel audiovisuel

L’avantage le plus évident est la réduction des déplacements dont découlent :

• Des économies de budget.
• Diminution du temps de déplacement dans les transports.
• Réduction de la fatigue et du stress des collaborateurs.
• Impact environnemental : réduction de l’empreinte CO2.
• Les réunions sont plus faciles à organiser.
• Les documents sont visualisés en direct et on n’a plus besoin de les imprimer (autre impact sur l’environnement).
• Les participants sont plus attentifs à l’intervenant et la réunion devient plus dynamique.